1. POSTANOWIENIA WSTĘPNE

1.1 Niniejsza polityka prywatności systemu rezerwacji terminu przymiarki, terminu konsultacji i przymiarki oraz kontaktu Administratorem danych z Klientem ma charakter informacyjny, co oznacza, że nie jest ona źródłem obowiązków dla Usługobiorców i Klientów. Polityka prywatności zawiera przede wszystkim zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Administratora, w tym podstawy, cele i zakres przetwarzania danych osobowych oraz prawa osób, których dane dotyczą, a także informacje w zakresie stosowania w systemie rezerwacji plików cookies oraz narzędzi analitycznych.

1.2 Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem systemu rezerwacji jest Tom Sébastien Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Józefosławiu przy ul. Geodetów 23C/35, kod 05-509 Piaseczno, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS 0000646820, NIP: 1231329060, REGON: 365849468, adres poczty elektronicznej: info@tomsebastien.pl lub info@tomsebastien.com– zwany dalej „Administratorem” i będący jednocześnie Usługodawcą systemu rezerwacji i Sprzedawcą.

1.3 Dane osobowe przetwarzane są przez Administratora zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony danych osób fizycznych w związku z przetwarzanie danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwane „RODO” lub „rozporządzenie RODO”. Oficjalny tekst rozporządzenia RODO: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

1.4 Korzystanie z systemu rezerwacji, z formularza kontaktowego oraz wysyłanie wiadomości email przez Klienta jest dobrowolne. Podobnie związane z tym podanie danych osobowych przez korzystającego z systemu rezerwacji Usługobiorcę lub Klienta oraz formularza kontaktowego jest dobrowolne, z zastrzeżeniem dwóch wyjątków:
1.4.1 zawieranie umów z Administratorem – niepodanie w przypadkach i w zakresie wskazanym na stronie systemu rezerwacji oraz w regulaminie (zasad i warunków rezerwacji w Atelier Tom Sébastien przymiarki sukni ślubnych ze stylistką ślubną oraz konsultacji i przymiarki sukni ślubnych z projektantem) i niniejszej polityce prywatności danych osobowych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy lub umowy o świadczenie usługi elektronicznej z Administratorem skutkuje brakiem możliwości zawarcia tejże umowy. Podanie danych osobowych jest w takim wypadku wymogiem umownym i jeżeli osoba, które dane dotyczą chce zawrzeć daną umowę z Administratorem, to jest zobowiązana do podania wymaganych danych. Każdorazowo zakres danych wymaganych do zawarcia umowy wskazany jest uprzednio na stronie systemu rezerwacji oraz w regulaminie;
1.4.2 obowiązki ustawowe Administratora – podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa nakładających na Administratora obowiązek przetwarzania danych osobowych (np. przetwarzanie danych w celu prowadzenia ksiąg podatkowych lub rachunkowych) i brak ich podania uniemożliwia Administratorowi wykonanie tychże obowiązków.

1.5 Administrator dokona szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których przetwarzane przez niego dane osobowe dotyczą, a w szczególności jest odpowiedzialny i zapewnia, że zebrane przez niego dane są:
1.5.1 przetwarzane zgodnie z prawem;
1.5.2 zbierane dla oznaczonych, zgodnie z prawem celów i nie poddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami;
1.5.3 merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane;
1.5.4 przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania;
1.5.5 przetwarzanie w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

1.6 Uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia, Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem i aby móc to wykazać. Środki te są w razie potrzeby poddawane przeglądom i uaktualniane. Administrator stosuje środki techniczne zapobiegające pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione, danych osobowych przesyłanych drogą elektroniczną.

1.7 Wszelkie słowa, wyrażenia i akronimy występujące w niniejszej polityce prywatności należy rozumieć zgodnie z ich definicją zawartą w regulaminie zasad i warunków rezerwacji w Atelier Tom Sébastien przymiarki sukni ślubnych ze stylistką ślubną oraz konsultacji i przymiarki sukni ślubnych z projektantem).

2. PODSTAWA PRZETWARZANIA DANYCH

2.1 Administrator uprawniony jest do przetwarzania danych osobowych w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
2.1.1 osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
2.1.2 przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
2.1.3 przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;
2.1.4 przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

2.2 Przetwarzanie danych osobowych przez Administratora wymaga każdorazowo zaistnienia co najmniej jednej z podstaw wskazanych w pkt. 2.1 polityki prywatności. Konkretne podstawy przetwarzania danych osobowych Usługobiorców i Klientów Administratora są wskazane w kolejnym punkcie polityki prywatności – w odniesieniu do danego celu przetwarzania danych osobowych przez Administratora.

3. CEL, PODSTAWA, OKRES I ZAKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

3.1 Każdorazowo cel, podstawa, okres i zakres oraz odbiorcy danych osobowych przetwarzanych przez Administratora wynika z działań podejmowanych przez danego Usługobiorcę lub Klienta.

3.2 Administrator może przetwarzać dane osobowe w systemie rezerwacji w następujących celach, na następujących podstawach, w okresach oraz w następującym zakresie:
3.2.1 Wykonanie umowy sprzedaży lub umowy o świadczenie usługi elektronicznej lub podjęcie działać na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem w/w umów, w związku z, oraz w zakresie:
3.2.1.1 artykułem 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia RODO (wykonanie umowy) dane są przechowywane przez okres niezbędny do wykonania, rozwiązania lub wygaśnięcia umowy;
3.2.1.2 zakres maksymalny: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu kontaktowego, adres (ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj), adres zamieszkania/prowadzenia działalności/dostawy (jeżeli jest inny niż w/w adres). W wypadku Usługobiorców lub Klientów nie będących konsumentami Administrator może przetwarzać dodatkowo nazwę firmy oraz numer identyfikacji podatkowej (NIO) Usługobiorcy lub Klienta.
3.2.2 Marketing bezpośredni, w związku z, oraz w zakresie:
3.2.2.1 artykułem 6 ust. 1 lit. f) rozporządzenia RODO (wykonanie umowy) dane są przechowywane przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, nie dłużej jednak niż przez okres przedawnienia roszczeń w stosunku do osoby, której dane dotyczą, z tytułu prowadzonej przez Administratora działalności gospodarczej. Okres przedawnienia określają przepisy prawa, w szczególności kodeksu cywilnego (podstawowy termin przedawnienia dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi trzy lata, a dla umowy sprzedaży dwa lata). Administrator nie może przetwarzać danych w celu marketingu bezpośredniego w przypadku wyrażenia skutecznego sprzeciwu w tym zakresie przez osobę, której dane dotyczą;
3.2.2.2 zakres przetwarzania danych: adres poczty elektronicznej, numer telefonu.
3.2.3 Marketing, w związku z, oraz w zakresie:
3.2.3.1 artykułem 6 ust. 1 list. a) rozporządzenia RODO (zgoda). Dane przechowywane sąd do momentu wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą na dalsze przetwarzanie jej danych w tym celu;
3.2.3.2 zakres przetwarzania danych: imię , adres poczty elektronicznej, numer telefonu.
3.2.4 Prowadzenie ksiąg podatkowych lub rachunkowych, w związku z, oraz w zakresie:
3.2.4.1 artykułem 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia RODO w zw. z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej tj. z dnia 17 stycznia 2017 r. (Dz.U. z 2017 r. poz. 201) lub art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości tj. z dnia 30 stycznia 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 395). Dane są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa nakazującymi Administratorowi przechowywanie ksiąg podatkowych (do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej) lub rachunkowych (5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą);
3.2.4.2 zakres przetwarzania danych: imię i nazwisko; adres zamieszkania/prowadzenia działalności/siedziby, nazwa firmy oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP) Usługobiorcy lub Klienta.
3.2.5 Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń jakie może podnosić Administrator lub jakie mogą być podnoszone wobec Administratora, w związku z, oraz w zakresie:
3.2.5.1 artykułem 6 ust. 1 lit. f) rozporządzenia RODO. Dane są przechowywane przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, nie dłużej jednak niż przez okres przedawnienia roszczeń w stosunku do osoby, której dane dotyczą, z tytułu prowadzonej przez Administratora działalności. Okres przedawnienia określają przepisy prawa, w szczególności kodeks cywilny (podstawowy termin przedawnienia dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi trzy lata, a dla umowy sprzedaży dwa lata);
3.2.5.2 zakres przetwarzania danych: imię i nazwisko, numer telefonu kontaktowego, adres poczty elektronicznej, adres zamieszkania/prowadzenia działalności/siedziby (ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj). W wypadku Usługobiorców lub Klientów nie będących konsumentami Administrator może przetwarzać dodatkowo nazwę firmy oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP) Usługobiorcy lub Klienta.

4. ODBIORCA DANYCH

4.1 Dla prawidłowego funkcjonowania systemu rezerwacji, w tym dla realizacji zawieranych Umów konieczne jest korzystanie przez Administratora z usług podmiotów zewnętrznych (takich jak np. dostawca oprogramowania, czy podmiot obsługujący płatności). Administrator korzysta wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, którzy zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, tak by przetwarzanie spełniało wymogi Rozporządzenia RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

4.2 Przekazanie danych przez Administratora nie następuje w każdym wypadku i nie do wszystkich wskazanych w polityce prywatności odbiorców lub kategorii odbiorców – Administrator przekazuje dane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji danego celu przetwarzania danych osobowych i tylko w zakresie niezbędnym do jego zrealizowania.

4.3 Dane osobowe Usługobiorców i Klientów Sklepu Internetowego mogą być przekazywane następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców:
4.3.1 podmioty obsługujące płatności elektroniczne, kartą płatniczą lub kartą kredytową – w przypadku Klienta, który korzysta w systemie rezerwacji ze sposobu płatności elektronicznych, kartą płatniczą lub kartą kredytową Administrator udostępnia zebrane dane osobowe Klienta wybranemu podmiotowi obsługującemu powyższe płatności w systemie rezerwacji na zlecenie Administratora w zakresie niezbędnym do obsługi płatności realizowanej przez Klienta;
4.3.2 dostawcy usług zaopatrujący Administratora w rozwiązania techniczne, informatyczne oraz organizacyjne, umożliwiające Administratorowi prowadzenie działalności gospodarczej, w tym systemu rezerwacji i świadczonych za jego pośrednictwem usług elektronicznych (w szczególności dostawcy oprogramowania komputerowego do prowadzenia systemu rezerwacji, dostawcy poczty elektronicznej i hostingu oraz dostawcy oprogramowania do zarządzania firmą i udzielania pomocy technicznej Administratorowi) – Administrator udostępnia zebrane dane osobowe Klienta wybranemu dostawcy działającemu na jego zlecenie jedynie w przypadku oraz w zakresie niezbędnym do zrealizowania danego celu przetwarzania danych zgodnego z niniejszą polityką prywatności;
4.3.3 dostawcy usług księgowych, prawnych i doradczych zapewniający Administratorowi wsparcie księgowe, prawne lub doradcze (w szczególności biuro księgowe, kancelaria prawna lub firma windykacyjna) – Administrator udostępnia zebrane dane osobowe Klienta wybranemu dostawcy działającemu na jego zlecenie jedynie w przypadku oraz w zakresie niezbędnym do zrealizowania danego celu przetwarzania danych zgodnego z niniejszą polityką prywatności.

5. PROFILOWANIE

5.1 Rozporządzenie RODO nakłada na Administratora obowiązek informowania o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 Rozporządzenia RODO, oraz – przynajmniej w tych przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą. Mając to na uwadze Administrator podaje w tym punkcie polityki prywatności informacje dotyczące możliwego profilowania.

5.2 Administrator może korzystać w systemie rezerwacji z profilowania do celów marketingu bezpośredniego, ale decyzje podejmowane na jego podstawie przez Administratora nie dotyczą zawarcia lub odmowy zawarcia umowy sprzedaży, czy też możliwości korzystania z usług elektronicznych w systemie rezerwacji. Efektem korzystania z profilowania w systemie rezerwacji może być np. przyznanie danej osobie rabatu, przypomnienie o przymiarce lub konsultacji i przymiarce. Mimo profilowania to dana osoba podejmuje swobodnie decyzję, czy będzie chciała skorzystać z otrzymanego w ten sposób rabatu, czy też lepszych warunków i dokonać rezerwacji terminu w systemie.

5.3 Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec tej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa.

6. PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

6.1 Prawo dostępu, sprostowania, ograniczenia, usunięcia lub przenoszenia – osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) lub ograniczenia przetwarzania oraz ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także ma prawo do przenoszenia swoich danych. Szczegółowe warunki wykonywania wskazanych wyżej praw wskazane są w art. 15-21 Rozporządzenia RODO.

6.2 Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – osoba, której dane przetwarzane są przez Administratora na podstawie wyrażonej zgody (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia RODO), to ma ona prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

6.3 Prawo do sprzeciwu – osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) (interes lub zadania publiczne) lub f) (prawnie uzasadniony interes administratora), w tym profilowania na podstawie tych przepisów. Administratorowi w takim przypadku nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

6.4 Prawo do sprzeciwu dot. marketingu bezpośredniego – jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.

6.5 W celu realizacji uprawnień, o których mowa w niniejszym punkcie polityki prywatności można kontaktować się z Administratorem poprzez przesłanie stosownej wiadomości pisemnie lub pocztą elektroniczną na adres Administratora wskazany na wstępie polityki prywatności.

7. COOKIES W SYSTEMIE REZERWACJI, STRONIE INTERNETOWEJ, DANE EKSPLOATACYJNE I ANALITYKA

7.1 Pliki cookies (ciasteczka) są to niewielkie informacje tekstowe w postaci plików tekstowych, wysyłane przez serwer i zapisywane po stronie osoby odwiedzającej stronę internetową Administratora oraz system rezerwacji (np. na dysku twardym komputera, laptopa, czy też na karcie pamięci smartfona – w zależności z jakiego urządzenia korzysta odwiedzający). Szczegółowe informacje dot. plików cookies, a także historię ich powstania można znaleźć m.in. tutaj: http://pl.wikipedia.org/wiki/Ciasteczko.

7.2 Administrator może przetwarzać dane zawarte w plikach Cookies podczas korzystania przez odwiedzających ze strony Sklepu Internetowego w następujących celach:
7.2.1 identyfikacji Usługobiorców lub Klientów;
7.2.2 zapewniania możliwości rezerwacji terminu przymiarki i/lub terminu konsultacji i przymiarki;
7.2.3 zapamiętywania danych z wypełnianych formularzy;
7.2.4 dostosowywania zawartości strony internetowej oraz strony rezerwacji terminu do indywidualnych preferencji Usługobiorcy oraz optymalizacji korzystania z niniejszych stron;
7.2.5 prowadzenia anonimowych statystyk przedstawiających sposób korzystania ze strony internetowej i systemu rezerwacji.

7.3 Standardowo większość przeglądarek internetowych dostępnych na rynku domyślnie akceptuje zapisywanie plików cookies. Każdy ma możliwość określenia warunków korzystania z plików cookies za pomocą ustawień własnej przeglądarki internetowej. Oznacza to, że można np. częściowo ograniczyć (np. czasowo) lub całkowicie wyłączyć możliwość zapisywania plików cookies – w tym ostatnim wypadku jednak może to mieć wpływ na niektóre funkcjonalności strony internetowej i systemu rezerwacji (przykładowo niemożliwym może okazać się przejście ścieżki rezerwacji terminu poprzez formularz z uwagi na niezapamiętywanie wybranej usługi podczas kolejnych kroków rezerwacji terminu).

7.4 Ustawienia przeglądarki internetowej w zakresie plików cookies są istotne z punktu widzenia zgody na korzystanie z plików cookies przez nasz system rezerwacji i stronę internetową – zgodnie z przepisami taka zgoda może być również wyrażona poprzez ustawienia przeglądarki internetowej. W braku wyrażenia takiej zgody należy odpowiednio zmienić ustawienia przeglądarki internetowej w zakresie plików cookies.

7.5 Szczegółowe informacje na temat zmiany ustawień dotyczących plików cookies oraz ich samodzielnego usuwania w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych dostępne są w dziale pomocy przeglądarki internetowej oraz na poniższych stronach (wystarczy kliknąć w dany link):w przeglądarce Chrome,  w przeglądarce Firefox,  w przeglądarce Internet Explorer,  w przeglądarce Opera,  w przeglądarce Safari,  w przeglądarce Microsoft Edge.

7.6 Administrator może korzystać w na stronie internetowej i w systemie rezerwacji z usług Google Analytics, Universal Analytics dostarczanych przez firmę Google Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Usługi te pomagają Administratorowi analizować ruch na stronie internetowej i w systemie rezerwacji. Gromadzone dane przetwarzane są w ramach powyższych usług w sposób zanonimizowany (są to tzw. dane eksploatacyjne, które uniemożliwiają identyfikację osoby) do generowania statystyk pomocnych w administrowaniu strony internetowej i systemu rezerwacji. Dane te mają charakter zbiorczy i anonimowy, tj. nie zawierają cech identyfikujących (danych osobowych) osoby odwiedzające stronę internetową i system rezerwacji. Administrator korzystając z powyższych usług gromadzi takie dane jak źródła i medium pozyskania odwiedzjących stronę internetową i system rezerwacji oraz sposób ich zachowania, informacje na temat urządzeń i przeglądarek z których odwiedzają stronę, IP oraz domenę, dane geograficzne oraz dane demograficzne (wiek, płeć) i zainteresowania.

7.7 Możliwe jest zablokowanie w łatwy sposób przez daną osobę udostępniania Google Analytics informacji o jej aktywności na stronie internetowej oraz system rezerwacji – w tym celu można zainstalować dodatek do przeglądarki udostępniany przez firmę Google Inc. dostępny tutaj: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=pl.

8. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

8.1 Strony internetowe https://tomsebastien.pl, https://tomsebastien.com oraz system rezerwacji https://tomsebastien.setmore.com mogą zawierać odnośniki do innych stron internetowych. Administrator namawia by po przejściu na inne strony, zapoznać się z polityką prywatności tam ustaloną. Niniejsza polityka prywatności dotyczy tylko stron internetowych https://tomsebastien.pl, https://tomsebastien.com oraz systemu rezerwacji https://tomsebastien.setmore.com.